On hämmentävää, kuinka vähän johtamisen auditointia on hyödynnetty suomalaisissa organisaatioissa. Numeroita, asioita ja prosesseja auditoidaan laajasti niin sisältä kuin ulkoakin, mutta keskeisimmät tuloksiin johtavat tekijät – johtaminen ja oikein kohdistetut toimenpiteet – saavat kovin niukasti huomiota. Kilpailuedun saavuttaminen edellyttää, että johtamista johdetaan. Onnistuminen tulee varmistaa johtamista mittaamalla ja kehittämällä.
Miksi se ei riitä, että asiat ovat kunnossa? Miksi pitää tarkastella myös sitä, mitä on saatu aikaan? Otetaan esimerkki: Strategia voi olla hyvä ja oikean suuntainen, mutta ei automaattisesti lisää kilpailukykyä, jos sen käytäntöön soveltaminen puuttuu. Siihen tarvitaan johtamisen auditointia, jossa tarkastellaan sekä asioiden että ihmisten johtamista ja siihen käytettyjä toimenpiteitä, välineitä ja prosesseja. Johtamisen auditointi kattaa näin koko johtamisprosessin sen eri järjestelmistä itse johtamiseen.
Menetelmällä haetaan palautetta ja tietoa johtamisen sisällöstä, näkemyksen luomisesta suunnitteluun ja niiden toteutukseen. Auditoinnin tuloksena saatava kehityssuunnitelma osoittaa puutteet suunnittelun ja ohjaamisen työkaluissa, organisaation heikkoudet, johtamisprosessin katkokset, johtamisen mittareiden luotettavuuden ja johtamisosaamisen kehittämistarpeet.
Englanninkielen sanat manage ja lead suomennetaan yhdellä sanalla johtaminen. Johtaminen on siinä mielessä hyvä sana, että se kytkee toisiinsa nämä kaksi itse asiassa erottamatonta käsitettä. Suomalaisessa johtamiskulttuurissa managementia on painotettu enemmän, mutta leadershipin merkitys kasvaa. On ymmärretty, että asiat ja tekeminen ovat välittömässä kytköksessä toisiinsa.
Johtaminen on tärkein tuloksiin johtava tekijä
Osakeyhtiölaki edellyttää tilintarkastusta, mutta hyvä tilintarkastaja osaa kiinnittää huomiota asioihin laajemmin kuin mitä laki määrää kirjanpidon, tilinpäätöksen ja hallinnon tarkastuksen riittävyydestä. Yrityksissä siis auditoidaan numerot huolellisesti, mutta tärkein tuloksiin johtava tekijä eli johtaminen jää valitettavasti ilman huomiota.
Sisäinen tarkastus pyrkii selvittämään, onko kaikki tarpeellinen tehty ja onko se tehty oikein. Auditoitaessa johtamista, sen resurssit ja osaaminen eivät kuitenkaan usein riitä arvioimaan, miten johtamisen toimenpiteet on toteutettu, saati onko asetetut tavoitteet saavutettu.
Käytännössä myös laatukäsikirjan ohjeistus suuntaa tarkastelua pois johtamisesta. Laatujärjestelmien uudistuksista huolimatta on laadunohjaus edelleen kapeakatseista, kaavamaista, raskasta ja runsaan välillisen resursoinnin vuoksi vielä kallistakin. Aikoinaan vitsailtiin siitä, kuinka ISO 9001 on kuin virus. Se leviää nopeammin kuin tappaa.
Edelliset väitteet ovat kärjistyksiä, mutta johtamisen auditoinnin tarkoitus on palvella organisaatiota, kuten sisäisen tarkastuksen, tilintarkastuksen tai laatujärjestelmänkin. Johtamisen kehittämisestä pitää saada jatkuva ja katkeamaton prosessi. Auditointi ei saa jäädä kertaluonteiseksi, vaan sen pitää kehittää organisaatiota jatkuvasti.
Johtamisen auditointi on suunniteltu koko johdon tarpeisiin
Auditointi tulee toteuttaa ylimmän johdon ohjauksessa. Auditoinnin käynnistysvaiheessa on hyvä ottaa mukaan laadusta, johtamisen kehittämisestä ja sisäisestä tarkastuksesta vastaavat henkilöt. Näin auditointiprosessista saadaan merkittäviä hyötyjä, kun organisaatio kykenee fokusoitumaan kehittymistarpeisiinsa.
Organisaatioiden johtoa haastateltaessa ilmenee johtamisen auditoinnista monenlaisia käsityksiä. Samoin johtamisjärjestelmästä ja -prosessista kysyttäessä voivat vastaukset olla mitä tahansa johtamiseen liittyvää. Johdon näkemyksissä yhtenäistä on, että johtamisen nykytilan selvittämiseksi kaivataan kattavampaa kuvaa, kuin mitä esimerkiksi Euroopan laatupalkintokriteerien (EFQM) tai 360° palautteen arvioinnin avulla on saatavissa.
Siksi VIA Group on yhdistänyt kokemuksensa yli 300 johtoryhmän kehittämisestä, tilastollisen aineistonsa yli 100 yrityksen johtamisesta, yli 30 vuoden johtamisen konsultointiosaamisen ja kokemuksensa johtamisjärjestelmien kehittämisestä. Kaiken tämän tuloksena on syntynyt VIA LeadAudit, johtamisen auditoinnin menetelmä, joka ohjaa hyvin fokusoituihin kehittämistoimenpiteisiin ja johtamisen ylivoimaan.
Huolellinen suunnittelu kattaa koko johtamisen
Ennen auditoinnin aloittamista on päätettävä, miten laajana tai yksityiskohtaisena se toteutetaan. Ensimmäiseen auditointiin on silti suositeltavaa lähteä mahdollisimman kattavasta ja kokonaisvaltaisesta näkökulmasta. Vasta kun ensimmäinen auditointi on tehty, tai kun auditoinnin ensimmäinen tilastollinen aineisto on saatu analysoitua, kannattaa tarkistaa painotuksia ja erityisiä tarkastelun kohteita.
Suunnitteluvaiheessa huomioidaan tiedossa olevat organisaatiokohtaiset vaatimukset auditoinnin sisällölle ja rakenteelle. Samalla tehdään alustavat suunnitelmat haastateltavista asematasoista ja mm. järjestelmiä koskevasta kattavuudesta. Johdon tehtäväksi jää organisoida auditointisuunnitelmaan pohjautuva viestintä ja muut auditoinnin toimenpiteet mahdollistava sisäinen ohjeistus.
Kuinka kilpailukykyistä johtaminen on omassa organisaatiossasi?
Johtamisen auditointi aloitetaan tilastollisesta osuudesta, joka toteutetaan tehokkaasti internetissä. Siinä eri organisaatiotasot, tarvittaessa yksikkökohtaisesti, kertovat näkemyksensä yhteisönsä johtamiseen liittyvien asioiden toteutuksesta. Organisaatio pääsee peilaamaan, miten johtamisessa menestytään suhteessa muihin organisaatioihin.
Mitattavilla 60 kohteella on mahdollista arvioida tärkeimpiä asioita, kuten tulevaisuuteen tähtäävät visio- ja strategiatason tavoitteet, onko ne ymmärretty ja onko toiminta ollut niiden suuntaista. Lisäksi mittaus antaa kuvan nykyhetken operatiivisesta johtamisesta, toiminnan ohjauksesta ja osaamisen riittävyydestä sekä luonnollisesti esimiesten johtamiskäyttäytymisestä.
Mittaukset osoittavat, että näkemykset ja kokemukset hyviin tuloksiin johtavista toimenpiteistä vaihtelevat eri puolilla organisaatiota. Parannusta vaativat funktiot ovat usein niitä, joilla tulokset saadaan aikaiseksi. Siksi tilastollisen osuuden pohjalta täsmennetään auditointisuunnitelman henkilökohtaisten haastattelujen kattavuus ja painopisteet. Haastattelujen lisäksi auditointi kattaa johtamisprosessin kuvauksen mukaisen toiminnan toteutumisen ja johtamiseen liittyvät järjestelmät ja mittarit.
Tulokset jalostetaan toimenpiteiksi
Auditoinnin tuloksena saadut suositukset ja esille nostetut parhaat käytännöt muuttuvat konsernin ja yksiköiden päätöksentekoprosessin kautta kehittämistoimenpiteiksi. Kehittämissuunnitelma aikataulutetaan ja toimenpiteiden tulosten seuranta varmistetaan kytkemällä ne osaksi johtamisjärjestelmää. Johtamisen auditointi antaa ratkaisevaa vaikuttavuutta johtamisen kehittämisen oikean suunnan ja painopisteiden löytämiseksi.
Yksi auditoinnin suurimmista hyödyistä on johdon varmistuminen siitä, että koko organisaatio näkee strategian selkeänä ja oikean suuntaisena. Samalla varmistuu se, että strategiaa viedään käytäntöön ja että mittaristo tukee sitä. Johtaminen tulee aidosti johdettavaksi. Kilpailuedun saavuttamisen mahdollisuudet paranevat, kun on analysoitu johtamisen, organisaation ja ohjauksen vahvuudet ja riskit. Kehitystoimenpiteiden kohdistaminen saa uutta terävyyttä, kun kriittisten menestystekijöiden heikot lenkit löydetään.
Anssi Anttila
Johtamisen auditoinnilla saatavia hyötyjä
- Tunnistetaan kilpailuylivoiman luomisen mahdollisuudet muihin yrityksiin nähden.
- Käynnistetään strategian toteutuksen ja mittarit terävöittävä kehitys.
- Saadaan edellytykset poistaa organisaation risteyskohdissa olevat esteet.
- Oivalletaan johtamisjärjestelmän ja johtamisen työkalujen käytön parannustarpeet.
- Osoitetaan prosessien ja johtamisen pullonkaulat niiden poistamiseksi.
- Luodaan pohja johtamisosaamisen kehittämiselle.
- Fokusoidaan johtamistoimenpiteet olennaisiin asioihin.
- Saadaan selkeät suositukset kehittämisen kohteista.
- Lisätään tuloksellisuutta ja parannetaan yhteistyötä.
- Luodaan edellytykset hallita tärkeintä tuloksiin johtavaa tekijää eli johtamista.