Aluehallinnossa on meneillään suuri uudistus. Eri toimijoiden rooleja ja tehtäviä pohditaan ja järjestellään uudelleen. Tehtävät eivät vähene, mutta hallinnon virtaviivaistaminen ja toiminnan tehostaminen ovat välttämättömiä myös täällä, koska toimintaympäristö monimutkaistuu ja kansainvälistyy vauhdilla. Maakuntajohtaja Asko Peltola halusi virittää oman organisaationsa valmiiksi vastaamaan muutoksiin – millaisia ne sitten lopulta ovatkaan.
Julkisen sektorin asiantuntijaorganisaatiossa hyvä johtaminen on kaikkein tärkein energisoiva tekijä monestakin syystä, mutta ei vähiten siksi, että keinot seurausten johtamiseen ovat paljon yksityistä sektoria rajatummat. Hyvän johtamisen kanssa käsi kädessä kulkee organisaatio, sen rakenne, vastuut ja valtuudet.
”Halusimme saada ihmistemme kaiken osaamisen, tiedot ja taidot esiin ja samalla parantaa työilmapiiriä,” sanoo maakuntajohtaja Asko Peltola. ”Entinen organisaatiomallimme perustui sen syntyajan vaatimuksille ja toimintaympäristölle ja aika oli ajanut siitä jo ohi,” hän jatkaa. ”Näimme selvästi, että ihmisten motivaation ja kehityshakuisuuden ylläpitämiseksi jotain oli tehtävä. Myös ulkoiset muutokset ja tuleva aluehallinnon uudistus saivat meidät miettimään, millaisia meidän oikeastaan pitäisi olla, jotta pystyisimme vastaamaan sidosryhmiemme tarpeisiin ja muuttumaan maailman mukana.”
Etelä-Pohjanmaan liitto valitsi kehityspartnerikseen VIA Groupin. Muutosprosessiin haluttiin osallistaa koko henkilöstö ja pitää myös liiton hallitus ja maakuntavaltuusto tietoisina siitä, missä kulloinkin mennään. Tavoitteena oli saavuttaa yhteinen näkemys tulevaisuuden tarpeista ja luoda liitolle strategia, joka mahdollistaisi tehokkaan toiminnan yhä nopeammin muuttuvassa ympäristössä.
Kokonaisvaltainen muutos
”Prosessiin haluttiin lähteä tyhjältä pöydältä, jotta ajattelu olisi kirkasta, eikä mikään mahdollisesti huomionarvoinen seikka jäisi tarkastelematta,” kertoo Asko Peltola ja jatkaa: ”Myös vanhoista ajattelumalleista ja rajoitteista haluttiin eroon. Tämä aiheutti varsinkin alussa lieviä orientaatiovaikeuksia, kun totutut konseptit eivät olleetkaan käyttökelpoisia. Hiukan epäilytti myös VIAn mallinnuksen yrityslähtöisyys – sopisiko se ollenkaan julkisen sektorin organisaatiolle?”
Epäilykset käsiteltiin avoimesti ja prosessin jokaisessa vaiheessa otettiin myös palautetta kaikilta osallistujilta. Niinpä aluksi oudolta tuntuneet käsitteet missio ja visiokin avautuivat ja niille löydettiin liiton kannalta mielekkäät ja merkitykselliset sisällöt. Uudenlainen tapa kuvata strategiaa nähtiin paitsi mielenkiintoisena, myös syy-seuraus -suhteet kirkkaasti avaavana ja siten muutoksen seuraavia vaiheita helpottavana.
”VIA-mallin johdonmukaisuus laajoja asioita syleilevistä tulevaisuusanalyyseista aina alas yksilön osaamisten hallintaan yllätti positiivisesti,” sanoo hallintojohtaja Raimo Saunamäki. ”Samoin mielekkäältä on tuntunut asioiden kytkeminen joka vaiheessaan mahdollisimman tiukasti jokapäiväiseen työntekoon.”
Linjaesimieskunnasta osaamisorganisaatioon
Organisaatiorakenteilla ja ennen muuta niiden muutoksilla on aina taipumusta herättää suuria tunteita. Kenen vastuut kasvavat, kenen vähenevät, huononeeko juuri minun asemani nyt jollakin tavalla?
Etelä-Pohjanmaan liitossa tätä pyrittiin välttämään unohtamalla alkuun kokonaan organisaation rakenteelliset ratkaisumallit ja lähtemällä liikkeelle osaamistarpeista ja olemassa olevista osaamisista. Osaamistarpeet listattiin liiton päätehtävistä ja tavoitteista lähtien ja niiden pohjalta rakennettiin ohjausmatriisi, joka kertoi jokaisen henkilön pää- ja sivuosaamisalueet sekä niistä vastuulliset esimiehet. Näin itse asiassa organisaatiorakenne syntyi osaamisen kautta ja sivutuotteena. ”Tällaisen organisoitumisen vahvuus on sen joustavuudessa.” kertoo maakuntajohtaja Asko Peltola.
”Tällainen suhteellisen pieni asiantuntijaorganisaatio on varsin haavoittuvainen, etenkin, jos osaamiset keskittyvät vain yhdelle tai muutamalle henkilölle eikä niiden levittämistä laajemmalle ole suunniteltu. Moniosaaminen on meilläkin jo nyt välttämättömyys.”
Uuteen siirtymisen tueksi liitto halusi myös lähettää johtoaan PALS eli Public Administration Leadership in Action –ohjelmaan, joka on VIA Leadership Academyn pitkä koulutusohjelma julkisen sektorin päättäjille.
”Koulutus täydentää prosessia hyvin,” toteaa hallintojohtaja Raimo Saunamäki. ”Jaksoilla on voinut perehtyä mallinnuksiin vielä kerran ja ohjelmaan kuuluva oma kehitysprojektikin on niveltynyt saumattomasti muutokseemme. Kokemusten vaihto muiden osallistujien kanssa on myös ollut hedelmällistä.”
Kannattiko lähteä?
”Ehdottomasti,” vastaa maakuntajohtaja Peltola. ”Vaikka muutos on vielä kesken, olemme jo nyt nähneet, että uudistuminen on purkanut vanhoja rasitteita ja mahdollistanut uudenlaista ajattelua – ja myös toimintaa. Olemme saaneet työkaluja ja paljon arvokkaita mahdollisuuksia pohtia asioita syvemmin ja ennakkoluulottomammin kuin aikaisemmin.”
Niin johtoryhmän kuin asiantuntijoidenkin aika menee helposti tulipalojen sammuttamiseen ja rutiinien hoitamiseen. Malleja ja työkaluja toiminnan kehittämiseen on kyllä runsaasti tarjolla, mutta tilaisuuksia niiden käyttämiseen hyvin vähän ja harvoin.
”Ei pidä myöskään unohtaa sitä, että hyväkään malli ei toimi, jollei sitä osata soveltaa oikein,” sanoo Asko Peltola. ”Kokeneen konsultin tuki ja myös kyseenalaistamiskyky – uskalluskin – ovat prosessissa korvaamattomia apuja.”
Etelä-Pohjanmaan liiton strateginen muutosprosessi alkoi keväällä 2007 ja uusi organisaatio astui voimaan 1.1.2008. Prosessin aikana liitolle luotiin tulevaisuusanalyysi, missio ja visio sekä visiotavoitteet. Samoin rakennettiin lisäarvoa luovan toimintamallin mukainen strategia, osaamisten ohjausmatriisi ja uusi organisaatiomalli. Prosessi jatkuu organisaation roolittamisella ja tuloskorttien määrittämisellä.
Tuloskorteissa kiteytyy yksi julkisen sektorin johtamisen rajoitteista. Yksityiseen sektoriin verrattuna julkisen puolen mahdollisuudet palkita hyvästä suorituksesta ovat erittäin rajalliset. Niinpä motivaatiotekijät täytyy etsiä muualta.
”Olemme erittäin tyytyväisiä prosessiin tähän saakka,” kertoo Asko Peltola. ”Olemme varmoja siitä, että Etelä-Pohjanmaan liitto pystyy jatkossakin tuottamaan jäsenkunnilleen lisäarvoa ja toimimaan tehokkaasti uudessa toimintaympäristössä. Ilman muutosprosessia olisimme olleet heikoilla. VIA on ollut haastava, mutta myös tukeva yhteistyökumppani.”
FAKTA: ETELÄ-POHJANMAAN LIITTO
Etelä-Pohjanmaan liitto on lakisääteinen maakunnallinen kuntayhtymä, jossa on 26 jäsenkuntaa. Liitto toimii kuntien ylläpitämänä kehittäjä- ja välittäjäorganisaationa. Etelä-Pohjanmaan liitossa työskentelee asiantuntijoita mm. aluesuunnittelun, aluekehityksen ja kulttuurin kehittämisen tehtäväalueilla. Liiton toiminnan ydinajatuksena on virittää ja toteuttaa laaja-alaista, eri sektorit ylittävää yhteistyötä Etelä-Pohjanmaan asukkaiden, kuntien ja koko maakunnan parhaaksi.